Сертификат ГОСТ Р ИСО 30301-2014
В бизнесе грамотное управление документацией и информацией — не просто необходимость, а непременное условие стабильности, роста компании. Записи, документы помогают принимать взвешенные решения, контролировать риски, соблюдать законодательные нормы, правила.

Для системного подхода к работе с данными, материалами разработан стандарт ГОСТ Р ИСО 30301-2014, идентичный международной версии ISO 30301. Он задает четкие требования к управлению записями на всех этапах их жизненного цикла.
Сертификация по этому стандарту подтверждает, что в компании внедрена и функционирует система менеджмента записей (далее - СМЗ), соответствующая мировым критериям. Это повышает надежность бизнеса, укрепляет его позиции на рынке.
В центре Eac Audit помогут интегрировать, сертифицировать созданную управленческую модель по положениям указанного норматива.
Основные требования к системам менеджмента записей
Стандарт ИСО 30301 устанавливает единые положения к построению и поддержанию эффективной СМЗ. Его задача — обеспечить полный контроль над информационными ресурсами компании на всех этапах: от создания до архивирования или уничтожения.
Ключевые требования документа по стандартизации:
-
Разработка политики, целей в области управления записями, отражающих особенности деятельности организации.
-
Внедрение процедур по работе с документальным фондом, в т.ч. хранение, защита материалов, доступ к информации.
-
Назначение ответственных лиц или подразделений, контролирующих процессы ведения записей.
-
Интеграция СМЗ в общую систему менеджмента предприятия.
-
Проведение регулярных внутренних аудитов, чтобы контролировать эффективность, выявлять области для улучшения.
-
Анализ со стороны руководства, направленный на постоянное совершенствование системы.
Соблюдение этих требований позволяет не только организовать порядок в работе с информацией, но и минимизировать риски её потери или несанкционированного использования.
Порядок сертификации по ИСО 30301-2014
Получение сертификата по заявленному стандарту проходит в несколько этапов. Этот процесс помогает не только подтвердить соответствие СМЗ его требованиям, но и выявить слабые места в работе с документацией.
Как проходит сертификация:
-
Консультация с экспертами центра Eac Audit. Сотрудники помогают определить готовность компании к независимой оценке, дают рекомендации.
-
Анализ текущей ситуации на предприятии. Проводится проверка существующих процессов управления записями. Оценивается соответствие политики, процедур, ответственности требованиям стандарта.
-
Доработка системы. При необходимости разрабатываются / корректируются документы, регламенты, назначаются ответственные лица.
-
Сбор документации. Готовится полный комплект документов для аудита: политики, инструкции, планы действий, результаты внутренних проверок.
-
Проведение сертификационного аудита. Независимый аккредитованный орган проверяет работу СМЗ.
-
Получение сертификата при соответствии обозначенному стандарту.
Такой документ демонстрирует, что в организации системно подходят к управлению информацией, обеспечивают ее сохранность, доступность.
Узнать подробнее про документ
Преимущества внедрения ISO 30301 для бизнеса
Что дает предприятию создание системы менеджмента записей по указанному нормативу:
-
Упорядоченное управление информацией. Чёткие процедуры работы с документами снижают хаос, потери времени при поиске нужных данных.
-
Снижение рисков. СМЗ помогает избежать пропажи, несанкционированного доступа, уничтожения важной информации.
-
Защита конфиденциальных данных. Стандарт требует соблюдения мер безопасности при хранении, передаче сведений.
-
Соответствие нормативным требованиям. Организация выполняет обязательства, предусмотренные законодательством в сфере документооборота.
-
Улучшение деловой репутации. Сертификат ISO 30301 повышает доверие со стороны клиентов, партнеров, госорганов.
-
Возможность участия в тендерах. Для ряда государственных, крупных коммерческих проектов наличие такого сертификата является непременным условием.
-
Повышение инвестиционной привлекательности. Потенциальные инвесторы положительно оценивают наличие эффективной системы управления документацией.
Внедрение СМЗ упрощает процессы внутри компании, снижает расходы, помогает избежать юридических проблем.
Особенности применения ISO 30301 в организациях
Настоящий стандарт подходит для любых предприятий, где важно системное управление информацией, документами. Это универсальный норматив, введение которого актуально как в госструктурах, так и в частном секторе.
Кто применяет ИСО 30301:
-
Организации с большим документооборотом.
-
Государственные учреждения.
-
Предприятия, работающие на международных рынках.
-
Компании, готовящиеся к сертификации по другим стандартам качества.
-
Бизнес, где требуется соблюдение требований к безопасности информации.
Особенности интеграции норматива:
-
Стандарт опирается на процессный подход — каждая процедура документируется, контролируется.
-
Организация обязана разработать политику, цели в сфере управления записями.
-
Назначаются ответственные лица или создаются специальные подразделения, отвечающие за ведение документации.
-
Все процессы интегрируются в существующую систему менеджмента компании.
-
Проводится регулярный внутренний аудит, чтобы отслеживать эффективность работы с записями.
-
Руководство участвует в оценке, улучшении системы.
Стандарт применим как для крупных корпораций, так и для небольших компаний, где нужно грамотно выстроить работу с документацией.
Сроки получения сертификата зависят от готовности организации, объема предварительной работы. Если организация уже имеет налаженную систему управления записями, продолжительность процедуры значительно сокращается.
Для создания и сертификации СМЗ обращайтесь к сотрудникам центра Eac Audit. При необходимости специалисты помогут оформить другие востребованные документы. В их числе — сертификаты ISO 9001, 45001, 27001. Также оказывают помощь в сертификации продукции, услуг, регистрации товарного знака (бренда), проведении СОУТ — специальной оценки условий труда. Комплексный подход позволит компании подтвердить соответствие требованиям, повысить конкурентоспособность.
Написать комментарии