Сертификат ГОСТ Р ИСО 30301-2014

В бизнесе грамотное управление документацией и информацией — не просто необходимость, а непременное условие стабильности, роста компании. Записи, документы помогают принимать взвешенные решения, контролировать риски, соблюдать законодательные нормы, правила.

Сертификат ГОСТ Р ИСО 30301-2014

Для системного подхода к работе с данными, материалами разработан стандарт ГОСТ Р ИСО 30301-2014, идентичный международной версии ISO 30301. Он задает четкие требования к управлению записями на всех этапах их жизненного цикла.

Сертификация по этому стандарту подтверждает, что в компании внедрена и функционирует система менеджмента записей (далее - СМЗ), соответствующая мировым критериям. Это повышает надежность бизнеса, укрепляет его позиции на рынке.

В центре Eac Audit помогут интегрировать, сертифицировать созданную управленческую модель по положениям указанного норматива.

Основные требования к системам менеджмента записей

Стандарт ИСО 30301 устанавливает единые положения к построению и поддержанию эффективной СМЗ. Его задача — обеспечить полный контроль над информационными ресурсами компании на всех этапах: от создания до архивирования или уничтожения.

Ключевые требования документа по стандартизации:

  1. Разработка политики, целей в области управления записями, отражающих особенности деятельности организации.

  2. Внедрение процедур по работе с документальным фондом, в т.ч. хранение, защита материалов, доступ к информации.

  3. Назначение ответственных лиц или подразделений, контролирующих процессы ведения записей.

  4. Интеграция СМЗ в общую систему менеджмента предприятия.

  5. Проведение регулярных внутренних аудитов, чтобы контролировать эффективность, выявлять области для улучшения.

  6. Анализ со стороны руководства, направленный на постоянное совершенствование системы.

Соблюдение этих требований позволяет не только организовать порядок в работе с информацией, но и минимизировать риски её потери или несанкционированного использования.

Порядок сертификации по ИСО 30301-2014

Получение сертификата по заявленному стандарту проходит в несколько этапов. Этот процесс помогает не только подтвердить соответствие СМЗ его требованиям, но и выявить слабые места в работе с документацией.

Как проходит сертификация:

  1. Консультация с экспертами центра Eac Audit. Сотрудники помогают определить готовность компании к независимой оценке, дают рекомендации.

  2. Анализ текущей ситуации на предприятии. Проводится проверка существующих процессов управления записями. Оценивается соответствие политики, процедур, ответственности требованиям стандарта.

  3. Доработка системы. При необходимости разрабатываются / корректируются документы, регламенты, назначаются ответственные лица.

  4. Сбор документации. Готовится полный комплект документов для аудита: политики, инструкции, планы действий, результаты внутренних проверок.

  5. Проведение сертификационного аудита. Независимый аккредитованный орган проверяет работу СМЗ.

  6. Получение сертификата при соответствии обозначенному стандарту.

Такой документ демонстрирует, что в организации системно подходят к управлению информацией, обеспечивают ее сохранность, доступность.

Узнать подробнее про документ

Преимущества внедрения ISO 30301 для бизнеса

Что дает предприятию создание системы менеджмента записей по указанному нормативу:

  1. Упорядоченное управление информацией. Чёткие процедуры работы с документами снижают хаос, потери времени при поиске нужных данных.

  2. Снижение рисков. СМЗ помогает избежать пропажи, несанкционированного доступа, уничтожения важной информации.

  3. Защита конфиденциальных данных. Стандарт требует соблюдения мер безопасности при хранении, передаче сведений.

  4. Соответствие нормативным требованиям. Организация выполняет обязательства, предусмотренные законодательством в сфере документооборота.

  5. Улучшение деловой репутации. Сертификат ISO 30301 повышает доверие со стороны клиентов, партнеров, госорганов.

  6. Возможность участия в тендерах. Для ряда государственных, крупных коммерческих проектов наличие такого сертификата является непременным условием.

  7. Повышение инвестиционной привлекательности. Потенциальные инвесторы положительно оценивают наличие эффективной системы управления документацией.

Внедрение СМЗ упрощает процессы внутри компании, снижает расходы, помогает избежать юридических проблем.

Особенности применения ISO 30301 в организациях

Настоящий стандарт подходит для любых предприятий, где важно системное управление информацией, документами. Это универсальный норматив, введение которого актуально как в госструктурах, так и в частном секторе.

Кто применяет ИСО 30301:

  1. Организации с большим документооборотом.

  2. Государственные учреждения.

  3. Предприятия, работающие на международных рынках.

  4. Компании, готовящиеся к сертификации по другим стандартам качества.

  5. Бизнес, где требуется соблюдение требований к безопасности информации.

Особенности интеграции норматива:

  1. Стандарт опирается на процессный подход — каждая процедура документируется, контролируется.

  2. Организация обязана разработать политику, цели в сфере управления записями.

  3. Назначаются ответственные лица или создаются специальные подразделения, отвечающие за ведение документации.

  4. Все процессы интегрируются в существующую систему менеджмента компании.

  5. Проводится регулярный внутренний аудит, чтобы отслеживать эффективность работы с записями.

  6. Руководство участвует в оценке, улучшении системы.

Стандарт применим как для крупных корпораций, так и для небольших компаний, где нужно грамотно выстроить работу с документацией.

Сроки получения сертификата зависят от готовности организации, объема предварительной работы. Если организация уже имеет налаженную систему управления записями, продолжительность процедуры значительно сокращается.

Для создания и сертификации СМЗ обращайтесь к сотрудникам центра Eac Audit. При необходимости специалисты помогут оформить другие востребованные документы. В их числе — сертификаты ISO 9001, 45001, 27001. Также оказывают помощь в сертификации продукции, услуг, регистрации товарного знака (бренда), проведении СОУТ — специальной оценки условий труда. Комплексный подход позволит компании подтвердить соответствие требованиям, повысить конкурентоспособность.

Похожие документы

Написать комментарии

Комментарии отсутствуют