Сертификат ГОСТ Р ИСО 30300-2015

Национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300‑2015 устанавливает основные положения системы управления документами (далее - СУД) в организации. Он идентичен международной версии ISO 30300 и обновлён в июле 2016 года.

Этот стандарт полезен тем, кто стремится привести документооборот к единым нормам. Он задает базовый словарь терминов, описывает ключевые процессы управления документацией, помогает создать надежную систему контроля.

Для предпринимателя получение сертификата по указанному нормативу — это не просто формальность. Это инструмент для оптимизации процессов, снижения рисков утраты важных материалов, повышения доверия клиентов, партнеров.

В центре Eac Audit помогут составить СУД, провести сертификацию на соответствие положениям этого норматива.

На что направлен ISO 30300

Стандарт разработан для того, чтобы предприятия могли выстроить эффективную, безопасную систему управления документацией. Его ключевая задача — помочь предприятиям управлять документооборотом так, чтобы защитить, структурировать, обеспечить доступность информации.

Основные цели ИСО 30300:

создание единого подхода к управлению документацией внутри компании;
снижение рисков потери, искажения или несанкционированного доступа к информации;
повышение прозрачности бизнес-процессов;
упрощение аудита. контрольных процедур;
соответствие мировым требованиям в области документооборота.

Этот стандарт помогает не просто структурировать документы, но и внедрить системный подход к их хранению, защите и обработке. Особенно актуально это для компаний, работающих с большим объёмом информации.

Область применения стандарта

ИСО 30300 применяется в организациях любого типа, масштаба, независимо от формы собственности и сферы профдеятельности. Он актуален для компаний, где документооборот занимает важное место, влияет на эффективность работы.

Кто применяет этот норматив:

государственные учреждения, обеспечивающие строгий контроль над документацией;
коммерческие организации, стремящиеся к оптимизации внутренних процессов;
предприятия с большим объемом документов, требующих системного управления;
компании, планирующие международную сертификацию и работу на зарубежных рынках.

Он подходит для организаций, которые хотят обеспечить надежность, целостность, доступность своей документации, повысить контроль над процессами, снизить риски, связанные с потерей информации.

Руководство играет ключевую роль в внедрении СУД. Оно должно заявить о намерении ее внедрить, донести важность этого до всех сотрудников. Для этого создаётся “политика по управлению документами” — декларативная бумага, отражающая эти намерения. Далее руководство распределяет ответственность, делегирует полномочия, обеспечивает необходимыми ресурсами, контролирует работу системы. Регулярный анализ помогает совершенствовать менеджмент в части ведения документальных материалов.

Основные положения СУД

Стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 определяет базовые принципы создания, функционирования системы управления документами в организации. Такая систематизация обеспечивает целостность, достоверность, доступность всей документации.

Ключевые аспекты СУД:

Создание единой политики менеджмента, которая регулирует мероприятия по созданию, хранению, использованию документации.
Определение ответственности за различные этапы документооборота среди сотрудников.
Регламентация процедур: классификация, регистрация, архивирование, уничтожение документов.
Обеспечение безопасности информации — контроль доступа и защита от потерь.
Поддержание соответствия с законодательными и нормативными требованиями.
Постоянное совершенствование системы через регулярный аудит и анализ эффективности.

Система управления документами по ИСО 30300 помогает упростить работу с информацией, минимизировать ошибки, повысить прозрачность внутренних процессов.

Термины и определения ISO 30300

В ГОСТе приводится словарь с терминологией, который помогает стандартизировать понимание, использование понятий, связанных с ведением документального фонда. Это облегчает коммуникацию внутри организации, с внешними партнерами.

Основные термины:

Система управления документами (СУД) — совокупность процедур, действий для создания, хранения, защиты, использования документации.
Документ — любая информация и её носитель, зафиксированная в определенной форме.
Документооборот — движение документации внутри организации, между участниками бизнес-процессов.
Ответственность — обязанности сотрудников по правильному ведению, хранению документальных материалов.
Классификация документов — процесс систематизации по группам для удобства поиска, управления.
Архивирование — хранение материалов с целью долгосрочного сохранения информации.
Уничтожение — процедура удаления документации после истечения срока хранения согласно нормативам.

Стандартизация терминологии позволяет избежать недопониманий, ошибок при работе с документооборотом.

Узнать подробнее про документ

Процедура сертификации по ИСО 30300

Независимая оценка созданной СУД производится по решению руководства предприятия. При помощи этой процедуры подтверждают, что ведение документальной базы в организации соответствует требованиям указанного норматива.

Основные этапы проверки:

Подготовительный этап.
Анализ текущего менеджмента, выявление недостатков, разработка плана внедрения стандарта.
Разработка и интеграция системы.
Формирование внутренних регламентов, обучение сотрудников, настройка процессов создания, хранения, контроля материалов.
Внутренний аудит.
Проверка работоспособности системы, исправление выявленных несоответствий.
Реализация независимой сертификации в аккредитованном органе (внешний аудит) с привлечением экспертов.
Выдача сертификата после прохождения добровольной оценки на срок до 3 лет.

Продолжительность процедуры зависит от масштаба, сложности документооборота. Для небольших компаний процедура занимает около 1-2 месяцев, для крупных — до 6 месяцев.

Преимущества сертификации для бизнеса

Получение сертификата приносит компаниям значительные выгоды, которые влияют на эффективность, репутацию организации. Среди ключевых:

Оптимизация документооборота.

Улучшается порядок хранения, обработки сведений, снижаются временные, финансовые затраты.
Повышение эффективности руководства.

Внедрение стандарта помогает четко распределить обязанности, контролировать выполнение задач, связанных с документацией.
Снижение рисков.

Уменьшается вероятность потери важной информации, ошибок в документообороте, несоответствия нормативам.
Повышение доверия партнеров, клиентов.

Наличие сертификата подтверждает надежность, ответственность компании.
Упрощение аудита, контроля.

Стандартизированные процедуры облегчают проверку, подготовку к инспекциям.
Соответствие международным требованиям.

Стандарт ISO 30300 признан во многих странах, что открывает доступ к зарубежным рынкам.

Где получить сертификат ИСО 30300

Чтобы внедрить стандарта в работу предприятия, провести независимую оценку, обращайтесь к сотрудниками центра Eac Audit.

Эксперты оказывают помощь на всех этапах:

анализ, подготовка документальной базы;
внедрение требований стандарта;
обучение сотрудников;
проведение внутренних аудитов;
сопровождение внешнего аудита, получение сертификата.

Предприятию-заявителю потребуется подготовить учредительные бумаги организации (копии), внутреннюю документальную базу; регламенты по управлению документооборотом; инструкции по обработке материалов, схемы движения документооборота, внутренние нормативные акты.

Обратившись в наш проверенный центр, бизнес получает не только официальный сертификат, но и улучшенную систему менеджмента, повышающую конкурентоспособность, устойчивость на рынке.